陈宝光 如何评估问题的状况高清

ETC021002－如何评估问题的状况

学习导航 通过学习本课程，

你将能够：

● 找出企业的具体问题；

● 掌握排出事物轻重缓急的标准；

● 学会计划和准备行动。

如何评估问题的状况 状况评估有四个环节：

首先，找出具体问题，包括列出问题的事项和分析问题的情况；

二是排出轻重缓急，包括轻重缓急标准、问题级别评估、问题变化及解决三个方面；

三是规划行动步骤；

四是做好行动准备。

如图1所示： 图1 状态评估的四个环节 一、提出具体问题 案例 聚青公司的问题 聚青公司是一家知名的电子公司。自2012年以来，销售和订单一直在下降，客户投诉率上升（交货期、价格、质量）。客户对质量的要求更加严格，但生产成本正在上升，情况令人担忧。对此，公司总经理要求各部门经理召开会议，发现问题，采取行动解决。但在各部门主管召开的会议上，不但没有发现关键问题，反而把“工作交流会”变成了“抱怨指责会”。总经理头疼。 经研究，原来在企业会议过程中，各部门从上到下分层，从左到右分层，形成上、中、下各部门的断层，各部门分工但不合作。如图2所示。 图2 传统职能型企业示意图 一般来说，传统的功能组织是从总经理到副总经理，或者从总统到副总裁。如图3所示。 图3 传统的功能组织示意图 在组织的工作流程中，各副总裁管理供应商的职能部门，从供应商到客户不规则，从A到B到C到D。如图4所示。 图4 组织中的工作流程图 由于不同的人，组织工作流中形成的沟通存在问题，从整个供应商到客户，包括人力资源、信息、控制和法律在内的所有支持过程都与各部门存在问题。如图5所示。 图5 组织中的流程图 可见，如何发现问题是关键环节。为了解决企业的问题，聚青公司需要清楚地分析情况。经过讨论，聚青公司发现了几个关键问题：第一，营业额严重下降；第二，产品交货期不能按时交货；第三，产能利用率低；第四，生产成本增加；第五，客户质量要求严格；第六，有订单，但不能连接。可以看出，企业面临着非常严峻的考验。

聚青公司的问题可以概括为三个方面：一是产能利用率低，一般问题；二是订单快速下降，具体情况；第三，订单外包，前后工艺不同，短板，恶性循环，这是提供证据的关键。 表1 矩青公司的问题 问题事项的具体情况 销售额下降有订单，但无法连接 生产过程中的异常问题 质量不能过关 管理者无法掌握 低产能利用率的订单外包 前后工艺不同，导致短板 总之，只有先列出问题的具体情况，才能真正解决和改进整个问题。 二、排出轻重缓急 排放轻重缓急有三个标准： 第一，是否严重； 第二，是否存在紧急问题； 第三，发展问题如何。 在能够排出轻重缓急标准后，就要对问题级别的评价结果进行评分，等级一般分为高、中、低三个等级。然后跟进评估结果，做出决策分析或问题分析的决定，如图6所示： 图6 轻重缓急排出 表2 问题等级评估例表 问题具体情况严重，紧急发展 问题分析决策分析 有订单销售额下降，但是高高高高高不能接进来√货物不能按时交货，生产工艺异常问题高√高低质量无法通过√管理者无法掌握高中、高中和高中√ 产能利用率低，订单外包低，中低√ 前后段制度不同于中高中√案例 帮助孩子克服坏习惯 一个孩子有以下坏习惯:经常看电视，早上不想起床，不想自己吃饭，甚至不想上学。在这方面，确定问题是决策的关键。在这方面，确定问题是决策的关键。如表3所示。 表3 儿童坏习惯分析表 列出问题事项的具体情况 早上不想起床，次数不断增加 我不想自己吃饭。我没胃口。 二是要人家喂 经常看电视喜欢动画片喜欢看动画片 不想上学，不喜欢学习 二是同学欺负他 第三，老师欺负他 列出问题和具体情况后，制定问题级别评估表。 表4 解决儿童坏习惯的问题等级评估表 列出问题的具体情况严重，紧急发展问题分析决策分析 不愿意早上起床，次数不断增加√我不想自己吃饭。首先，我没有胃口。 √二是要求人家喂低中√ 我经常看电视，喜欢动画片中的中高中√不想上学，不喜欢中学学习 高√同学欺负他高高高高√ 老师欺负他√ 根据问题级评估表，可以进行相应的决策分析或问题分析，然后解决问题。

三、计划和准备行动 1.计划行动的内容 在对问题进行评估和分析后，有必要将决策转化为具体的行动内容。

综上所述，计划行动包括三个内容：

第一，需要做什么；

第二，什么时候做；

第三，谁来参与做。

2.准备采取行动-执行行动程序 图7 准备采取行动-执行程序

如图7所示，

主要有六个程序执行行动： 第一，收集信息； 二是分析信息； 第三，面对问题； 第四，承诺； 第五，批准计划； 六是执行计划； 需要注意的是，在整个执行过程中，需要领导的大力支持，提前设置合理的奖惩机制。否则，如果事后设置，奖惩激励机制将失去权威。 情况分析和评估主要有五个目的：第一，可以为每天或每周制定计划；第二，可以确定跨部门的工作目标；第三，能够分析复杂和重要的事件；第四，它可以帮助确立项目的发展方向；第五，它可以帮助澄清各种复杂的情况。 图8 状态评估的过程图 如图8所示，状态评估过程包括三个部分： 第一，情况评估。情况评估的内容包括：发现和发现具体问题；确定优先级和优先级；计划下一步；计划采取具体行动。 第二，计划成功的决策。为成功的决策制定计划包括三个方面：找出问题的偏差原因，分析问题；选择行动计划进行决策分析；保护行动计划免受干扰，分析潜在问题。 第三，成功的条件。条件评估的成功包括：在高质量分析中找到更好的解决方案；需要执行人和批准人的承诺；安排实际计划所需的时间。 另外，管理者需要平衡两个方面：是否有足够的分析质量，是否在允许的时间内做出承诺。成功取决于高质量的分析和承诺。

情况评估应从三个环节把握归属策略，确定起点中的情况分析：一是找出原因，分析过去的问题；二是选择现在的决策分析；三是未来成功的潜在分析。