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ETC040506－如何做好跨部门会议沟通学习导航

 

通过学习这门课程，你将能够：

● 了解跨部门会议的召开情况；

● 找出跨部门会议效率低的原因；

● 了解跨部门会议的类型；

● 掌握解决会议困难的方法。

如何做好跨部门会议沟通

 

一、跨部门会议分类 当组织有共同的目标和任务时，必须进行跨部门会议。跨部门会议主要包括以下几类： 一是报告会议； 二是解决问题会议； 三是制定决策会议； 第四，收集和交流信息会议。

 

二、跨部门会议需要召开哪些情况？ 1.向多个人传达信息 当公司想将信息传递给许多人时，它需要召开跨部门会议。虽然有很多信息沟通渠道，但必须召开有效沟通的会议。 2.寻求策略需要他人的参与 当公司面临重大决策，需要他人参与讨论，寻求更好的策略时，部门内部的信息渠道无法实现目标，需要召开跨部门会议。 3.需要部门协调 任务分配后，部门需要协调沟通任务，然后汇报总结，或者在会议上沟通对接一些问题，以便领导在下一步决策时召开跨部门会议。 4.需要公开表扬或批评 表扬是正激励，批评是负激励。公开表扬可以突出员工的贡献，让员工有成就感，激发他人的工作积极性；公开批评可以引起他人的警告，并强调类似的事件，以避免再次犯错误。 5.任务分配给小组或部门 任务分配给小组和部门时，必须说明各自的职责和任务，并召开跨部门会议。

 

三、跨部门会议效率低下的原因 跨部门会议效率低的主要原因如下： 第一，目的不明确； 二是参与者不当； 三是议程安排不当； 第四，参与者准备不足或根本没有准备； 第五，时间控制不好； 第六，会议气氛不好，信息传递不明确； 第七，会议记录不及时、不准确； 第八，议而不决，决而不行，行而不果。

 

四、跨部门会议工作流程 跨部门会议的工作流程主要包括一个中心和两个基本点。 1.一个中心 “一个中心”是指从会议开始到现场会议结束，包括： 会议的开始 会议的开始包括：欢迎词、澄清会议目的、交流会议议程、介绍时间表及相关规章制度等。 会议讨论 会议讨论可以分为不同的议程，具体包括：分享话题和目标、交流信息、产生主意、做决定、做行动、总结等。 结束会议 结束会议具体包括：总结，安排下次会议。 2.两个基本点 “两个基本点”是指会议开始前的准备和会议结束后的跟进。 五、如何解决会议中的事故和冲突 在跨部门会议的过程中，难免会出现一些问题和困难，如表扬和批评；第二，发言人滔滔不绝；第三，有些人持反对意见；第四，有些人沉默寡言；第五，有些人不想开会，喜欢做其他事情。 解决这些困难的方法有两种:语言和非语言。语言包括停止和解释，非语言包括手势和动作指令。例如，处理滔滔不绝的演讲者可以停止记录或邀请他人发表意见；处理反对意见的人可以问他是否有好的建议。毕竟，会议的目的是解决问题；在处理沉默寡言或分心的人时，你可以直接命名并让他们参加会议。